امروزه با توسعه اینترنت، ایمیل جایگزین نامه‌نگاری و مکاتبات کاغذی شده است و جایگاه ویژه‌ایی در تبادل پیام پیدا کرده است. با توجه به قدمت سرویس ایمیل همواره تغییرات زیادی در طی سال‌ها در آن بوجود آمده که این تغییرات بیشتر در نحوه سرویس‌دهی و افزایش ویژگی‌ها بوده است.
روش‌های مختلفی برای ارسال و دریافت ایمیل وجود دارد. می‌توان اقدام به ساخت ایمیل در سرویس ایمیل رایگان شرکت‌هایی مانند گوگل و یاهو کرد یا اینکه از ایمیل شخصی و سازمانی برای برقراری ارتباط استفاده کرد. استفاده از ایمیل سازمانی به نوعی سند اعتبار یک سازمان برای ارتباط با مشتریان و همکاران محسوب می‌شود. در ادامه مقاله به تعریف ایمیل سازمانی ، مزایای آن و نحوه ساخت ایمیل سازمانی می‌پردازیم.
ایمیل سازمانی چیست؟
ایمیل سازمانی یک نوع ایمیل درون شبکه یا درون سازمانی است که مختص به یک سازمان و شرکت می‌باشد. از این نوع ایمیل می‌توان برای ارتباط با مدیر سایت، مدیر فروش، مدیر ارتباطات و … استفاده نمود.
اگر بخش انتهایی آدرس ایمیل، نام یک شرکت یا سازمان باشد که همنام دامنه اینترنتی سازمان شماست ایمیل سازمانی نامیده می‌شود. در واقع در آدرس ایمیل سازمانی از دامنه سازمان بجای حساب کاربری عمومی یاهو یا جیمیل استفاده می‌شود. فرمت نام ایمیل سازمانی معمولأ به شکل زیر است :
info@yourdomain.com که بعد از قرار گرفتن@ شما باید آدرس دامین یا دامنه خود را قرار دهید تا ایمیل مختص سازمان شما طراحی شود.
انواع ایمیل سازمانی
ایمیل سازمانی را می‌توان در دو نوع مختلف تعریف کرد:
ایمیل ابری
سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. برای استفاده از این سرویس‌ها هیچ نیازی به خرید هاست یا سرویس میزیان نیست. هر شرکت و سازمانی با تهیه یک دامنه اختصاصی، می‌تواند پس از این که انتخاب و خرید سرویس مناسب خود و خرید آن از یکی از سرویس‌دهندگان ایمیل ابری، با انجام تنظیماتی بسیار مختصر بلافاصله از سرویس ایمیل خود استفاده کند.
ایمیل نصب در محل
در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید.
راه اندازی ایمیل سازمانی
امروزه شرکت‌ها برای موفقیت در کسب‌و‌کار لازم است روش‌های سنتی را کنار گذاشته و به سمت استفاده از روش‌های نوین حرکت نمایند و یک ایمیل سرور سازمانی برای شرکت یا سازمان خود راه‌اندازی کنند. برای راه اندازی سرویس ایمیل سازمانی نیاز است مراحل زیر انجام شوند:
خرید دامنه اختصاصی
در مرحله اول برای ایجاد و راه اندازی یک آدرس ایمیل سازمانی باید یک دامنه و وب سایت داشته باشید. دامنه همان نامی است که در آدرس ایمیل، پس از علامت @ قرار می‌گیرد.
راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمان
سرویس ایمیل سازمانی به دو صورت نصب در محل (راه اندازی در بستر سخت‌افزاری سازمان) و نصب خارج از فضای سازمان (راه اندازی در بستر ابر) قابل راه‌اندازی است.
بهره‌برداری
پس از راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی و تعریف حساب کاربری برای کارکنان شرکت، ایمیل سازمانی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
ایجاد حساب کاربری در ایمیل سازمانی
ایمیل سازمانی با دسته‌بندی واحدهای سازمان و اختصاص یک ایمیل ویژه به هر یک از بخش‌‌ها، کمک بزرگی به مدیریت مجموعه و تقسیم کارها می‌کند. شما می‌توانید به جای نوشتن کلمه info از قرار دادن اسامی بخش‌های مختلف سازمان استفاده کنید تا کاربر در صورت نیاز به راحتی به مسئول مورد نظر دسترسی داشته باشد.
حال می‌خواهیم ایمیل‌ها را برای بخش‌های تعریف شده ایجاد کنیم. برای بخش پشتیبانی سازمان ایمیل support@yourdomain.com را ایجاد می‌کنیم. بنابراین اگر کسی بخواهد با بخش پشتیبانی سازمان در ارتباط باشد با این ایمیل مکاتبه می‌کند. برای قسمت فروش سازمان، ایمیل sales@company.com را در نظر می‌گیریم بنابراین مکاتبه با این ایمیل به منظور برقراری ارتباط با کارمندان بخش فروش سازمان یا شرکت است.
مزایای داشتن ایمیل سازمانی
سازمان‌ها و شرکت‌های معتبر از ایمیل سازمانی و اختصاصی استفاده می‌کنند که از جمله دلایل داشتن ایمیل سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
افزایش اعتبار سازمان
آدرس ایمیل مربوط به سازمان و کسب‌و‌کار شما نقش مهمی در ارتباطات و معرفی محصولات شما دارد. استفاده از آدرس ایمیل‌های رایگان و عمومی مانند companyname@gmail.com برای سازمان‌ها و شرکت‌های صاحب‌نام بسیار غیرحرفه‌ای بوده و حاکی از نوپایی، کوچکی و فنی‌نبودن کسب‌و‌کار می‌باشد. به‌این معنا که شما قادر به خریداری نشانی ایمیل با دامنه منحصر به فرد خویش نبوده‌اید و این نشانه خطری برای شرکت شما محسوب می‌شود.
بسیاری از شرکت‌های خارجی به ایمیل‌هایی که از سرویس دهندگان رایگان به آنها می‌رسد پاسخی نداده و اعتبار لازم را برای آن قائل نیستند.
بخاطرسپاری آسان‌تر
آدرس ایمیل سازمانی کوتاه است و به راحتی قابل یادآوری است. هرچه آدرس ایمیل کوتاه‌تر باشد، راحت‌تر در ذهن مشتری ثبت می‌شود و سبب افزایش اعتبار شرکت شما می‌شود.
برقراری راحت‌تر ارتباط با سایر افراد در سازمان
در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ جهت اطلاع‌رسانی به کارمندان و مشتریان درباره مسائل مربوط به کار از ایمیل استفاده می‌شود و کارمندان از این طریق از برنامه‌ها و کارهای محول‌شده مطلع می‌شوند.
مقرون به صرفه‌بودن
با استفاده از ایمیل سازمانی می‌توان در کوتاهترین زمان به تعداد زیادی از کارمندان و مشتریان دسترسی داشت که این روش در مقایسه با روش‌های سنتی بسیار سریع و کم‌هزینه است. از طرفی با حذف هزینه‌های مربوط به کاغذ و نامه‌نگاری در حفظ محیط‌زیست هم کمک می‌کند. سرویس ایمیل سازمانی ارتباطات کم‌هزینه و پرسرعت را برای ارتباطات درون سازمانی و خارج از سازمان فراهم می‌کند.
افزایش امنیت
سرویس ایمیل جزو سرویس‌های حیاتی هر سازمانی است. حفاظت ازپیام‌ها و اطلاعات در سیستم‌های دیجیتال نسبت به سیستم کاغذی از ضریب اطمینان بالاتری برخوردار است. با طراحی لایه‌های امنیتی و رمزگذاری فایل‌ها، امکان نفوذ بیگانگان در این سیستم‌ها بسیار کمتر از سیستم‌های سنتی است .
روش های ساخت ایمیل سازمانی
برای ساخت ایمیل سازمانی در مرحله اول شما به یک هاست و دامنه نیاز دارید. سپس از روش‌های مختلفی می‌توانید برای ساخت ایمیل سازمانی جهت ارتقا کسب‌و‌کار خود استفاده کنید:
استفاده از هاست اختصاصی
برای ساخت ایمیل سازمانی از این طریق باید نام دامنه و یک وب سایت داشته باشید. هاست‌های مختلف، ویژگی‌های مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. یکی از قابلیت‌های جذاب ارسال ایمیل از طریق هاست است هنگام خرید هاست به این نکته توجه داشته باشید که آیا از قابلیت سرویس‌دهنده ایمیل برخوردار هستند یا نه. این شیوه یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای ایجاد ایمیل سازمانی است.
استفاده از ابزارهای متن‌باز
این ابزارها بصورت رایگان در اینترنت در دسترس هستند. برای استفاده از این ابزار باید هاست موردنظر خود را از قبل خریداری کرده باشید. نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی آن به عهده کاربر می‌باشد و نیاز است از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید.
خرید ایمیل سازمانی
شرکت‌های داخلی و خارجی زیادی در زمینه ارائه ایمیل سازمانی فعال هستند. با انتخاب این روش تمامی فرایندهای راه‌اندازی سرویس ایمیل بر عهده شرکت عرضه‌کننده ایمیل سازمانی است که چالش‌ها و مشکلات موارد قبلی برای ساخت ایمیل سازمانی وجود نخواهد داشت.
ایمیل سازمانی در گوشی
اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که روزانه ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید و مدام در حال ارسال یا چک‌کردن پیام‌های خود هستید می‌توانید با نصب برنامه‌های مدیریت ایمیل روی گوشی هوشمند خود به پیام‌هایتان دسترسی سریع‌تری داشته باشید.
اکثر شرکت‌های معتبری که سرویس ایمیل سازمانی ارائه می‌دهند برای کاربران خود برنامه‌های اختصاصی طراحی کرده‌اند تا کاربران بتوانند پیام‌های خود را در سرویس وب یا برنامه ایمیل موبایل چک کنند. البته به غیر از اپلیکیشن‌های اختصاصی ایمیل که شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل سازمانی برای سرویس‌های ایمیل خود توسعه داده‌اند، برنامه‌های دیگری نیز مانند …,Mymail, Gmail, BlueMail برای دسترسی به ایمیل از طریق گوشی تلفن همراه وجود دارد.
جمع‌بندی
استفاده از آدرس ایمیل سازمانی که شامل نام سازمان یا شرکت شما باشد در معرفی سازمان و قانونی بودن فعالیت شرکت بسیار تاثیرگذار خواهد بود. هرچند داشتن ایمیل‌های معتبر با نام دامنه اختصاصی نیاز به پرداخت هزینه دارد ولی در اعتمادسازی مشتریان، رقبا و همچنین شناخت برند بسیار کاربردی بوده و سبب افزایش اعتبار سازمان می‌شود.
