یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای ارتباطی که قدمت زیادی دارد و طی سالیان اخیر تغییرات زیادی در آن ایجاد نشده است، سرویس ایمیل است. انواع مختلفی از ایمیل وجود دارد که شامل ایمیل‌های شرکتی ، شخصی ،سازمانی و اختصاصی است. بسیاری از کاربرانی که از این ابزار استفاده می‌کنند هنگام ارسال ایمیل با گزینه‌هایی همچون cc ,to ,bcc … مواجه شده‌اند و از خود این سوال را می‌کنند که کاربرد و کارایی این قسمت ها چیست؟ در این مقاله می‌خواهیم به قسمت کوچکی از امکانات ایمیل به عنوان یک راه ارتباطی در زمان ارسال یک پیام و کاربرد cc در ایمیل بپردازیم.
معنی cc در ایمیل
CC مخفف کلمه Carbon Copy است. در گذشته کاغذهای کاربنی آبی رنگ وجود داشت که بین دو کاغذ قرار می‌گرفت تا بتوان رونوشت دیگری از نامه خود داشت. cc در ایمیل نقش کاغذ کاربنی را به صورت الکترونیکی بازی می‌کند. کاربران می‌توانند با وارد کردن ایمیل فرد مورد نظرشان یک کپی از ایمیل ارسالی به دوست یا همکارشان را، به فرد یا افراد دیگر نیز ارسال نمایند. گیرنده ایمیل در بخش cc هم ایمیل فرستنده را مشاهده می‌کند و هم از ایمیل سایر گیرندگان مطلع می‌شود. اگر پاسخی توسط یکی از گیرندگان به ایمیل داده شود سایر گیرندگان ایمیل نیز پاسخ را مشاهده خواهند کرد.
گیرندگان cc در ایمیل
افرادی دربخش cc ایمیل قرار می‌گیرند که جزو مخاطبان اصلی ایمیل نیستند ولی لازم است از محتوای ایمیل مطلع شوند. هنگام پاسخ به ایمیل چنانچه بخواهیم مخاطب cc شاهد ایمیل ما باشد باید از گزینه Reply to all استفاده کنیم.
Cc کردن افراد در ایمیل آداب معاشرت خاصی دارد و با رعایت اصول باید انجام شود. در موارد زیر نباید از گزینه cc استفاده کنیم:
هنگام ارسال اطلاعات حساس، زمانی‌که از آن شخص انتظار پاسخ داریم و هنگامی که ایمیل ارسالی شما برای افرادی که در بخش cc قرار گرفته‌اند مهم نیست و ارتباطی به آنها ندارد.
تفاوت to و cc در ایمیل چیست
to و cc تفاوت آن‌چنانی با هم ندارند فقط از لحاظ اسمی با هم متفاوت هستند و نحوه عملکرد هر دو یکسان می‌باشد. در واقع ارسال‌کننده ایمیل باید در قسمت to آدرس ایمیل گیرنده اصلی را بنویسد و در قسمت CC آدرس ایمیل گیرنده یا گیرندگانی که می‌خواهد یک کپی از ایمیل خود را به آنها ارسال نماید. به عنوان نمونه بنا به درخواست حسابدار شرکت می‌خواهید ایمیلی را به مدیرعامل ارسال کنید ولی لازم است حسابدار هم در جریان ایمیل ارسالی قرار بگیرد. در اینجا ایمیل مدیرعامل شرکت را در بخش TO وارد کرده و ایمیل حسابدار را در بخش CC وارد نمایید تا یک کپی از ایمیل به حسابدار هم ارسال شود. ولی در حالت کلی ایمیل ارسال شده به هردوشخص هیچ فرقی باهم ندارند.
bcc در ایمیل
BCC مخفف عبارت Blind Carbon copy به معنی کپی پنهان می‌باشد. بهتر است زمانی از bcc استفاده کنیم که می‌خواهیم یک کپی از ایمیل را برای افراد دیگری ارسال کنیم اما نمی‌خواهیم سایر گیرندگان از وجود آنها مطلع شوند. در بسیاری مواقع ممکن است شما بخواهید یک ایمیل را برای افراد زیادی ارسال کنید و این افراد ندانند که ایمیل مذکور برای چه فرد یا افراد دیگری ارسال شده است. مثلا شرکتی می‌خواهد یک ایمیل یکسان به تمام مشتریان خود ارسال کند و اگر آدرس گیرندگان ایمیل را در بخش To تایپ کند آدرس ایمیل مشتریان که جزو اطلاعات محرمانه شرکت است برای سایر مشتریان نیز قابل مشاهده خواهد بود در چنین مواردی بهتر است آدرس گیرندگان در بخش bcc ایمیل نوشته شود که با این‌کار امکان مخفی نگه داشتن آدرس دریافت کنندگان یک ایمیل هم فراهم می‌شود.
تفاوت BCC و cc در ایمیل
در این قسمت به تفاوت گزینه‌های BCC و CC می‌پردازیم در قسمت قبل فهمیدیم که CC و To تفاوت چندانی ندارند و تقریباً شبیه به هم هستند؛ پس در این بخش به تفاوت میان TO و BCC می‌پردازیم. در بخش bcc آدرس ایمیل گیرندگانی ثبت می‌شود که می‌دانند فرستنده ایمیل کیست ولی اطلاعی از سایر گیرندگان ایمیل ندارند BCC با حفظ حریم خصوصی از دیده شدن ایمیل سایر افراد توسط گیرندگان دیگر جلوگیری می‌کند. دریافت کننده ایمیل می‌تواند پاسخ ایمیل فرستاده شده را ارسال کند ولی سایر گیرندگان پاسخ‌های اضافی به ایمیل داده شده را نمی‌توانند مشاهده نمایند. از جمله مزایای استفاده از bcc می‌توان به محرمانگی و امنیت ایمیل‌های ارسالی اشاره کرد.
چه مواقعی از cc و bcc استفاده کنیم
علاوه بر کاربردهای کوچکی که در قسمت های بالا برای BCC و CC گفته شد cc در ایمیل و همین‌طور bcc کاربردهای دیگری نیز دارند. به طور مثال BCC در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ برای به اشتراک گذاشتن پیام‌های تبریک، خبرنامه‌ها و غیره میان کارمندان و مشتریان شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
CC نیز زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که به طور مثال شما کارمند یک شرکت هستید و مدیر مجموعه می‌خواهد از ارسالی‌ها و دریافتی‌های ایمیل، توسط شما اطلاع داشته باشد؛ در این صورت شما آدرس ایمیل مدیر را در قسمت CC وارد می‌کنید. کاربرد CC امروزه بسیار کمتر شده زیرا فیلد to کار CC را انجام می‌دهد.
حال یک جمع‌بندی کلی انجام می‌دهیم که فیلدهایی که در بخش ارسال ایمیل وجود دارند چه کارهایی انجام می‌دهند:
“TO” گیرنده اصلی ایمیل ارسالی ، که امروزه کار cc را نیز انجام می‌دهد.
“CC” گیرنده یا گیرندگانی که، یک رونوشت یا همان کپی از ایمیل ارسالی به گیرنده اصلی را دریافت می‌کنند و می‌توانند لیستی از ایمیل سایر گیرندگان را مشاهده کنند.
“BCC” گیرنده یا گیرندگانی که، یک رونوشت از ایمیل ارسالی به گیرنده اصلی را، بدون اطلاع از ایمیل سایر گیرندگان دریافت می‌کنند.
چگونه از bcc و cc در ایمیل استفاده کنیم؟
قابلیت cc و bcc از ویژگی‌های اولیه ایمیل بوده که کاربردهای زیادی هم دارد. نحوه استفاده از bcc و cc در ایمیل بسیار آسان است. هنگام ارسال ایمیل کافی است در بخش نوشتن پیام، گزینه‌های cc و bccکه در مقابل یا بخش پایین To قرار دارند را انتخاب کرده و آدرس گیرندگان ایمیل را برای دریافت پیام وارد کنید.
Subject در ایمیل چیست؟
Subject یا موضوع ایمیل اولین متنی است که گیرنده ایمیل پس از نام فرستده مشاهده می‌کند. عنوان یا موضوعی که برای ایمیل انتخاب می‌کنید بسیار مهم است زیرا اغلب دریافت‌کنندگان ایمیل در صورتی‌که عنوان آن مناسب باشد آن‌را باز می‌کنند در غیراینصورت به احتمال زیاد ایمیل را حذف می‌کنند. بهتر است از عناوین دقیق و مختصر برای ایمیل خود استفاده کنید.
جمع‌بندی
باتوجه به مطالبی که در بالا اشاره شد می‌توانیم نتیجه بگیریم cc در ایمیل برای مواقعی مناسب است که بخواهیم یک کپی از ایمیل را برای اشخاص دیگری هم ارسال کنیم ولی این اشخاص جزو گیرندگان اصلی ایمیل نیستند و صرفا محض اطلاع ایمیل به آنها ارسال شده است. BCC نیز برای مواقعی مناسب است که قصد داریم یک کپی از ایمیل را برای افراد دیگری ارسال کنیم ولی نمی‌خواهیم سایر گیرندگان از آن مطلع باشند.
