آموزش گام به گام ساخت ایمیل سازمانی و کار کردن با آن

امروزه با گسترش اینترنت و سهولت دسترسی به آن، ایمیل سازمانی جایگزین روش‌های سنتی و قدیمی نامه‌نگاری شده است. ایمیل‌ سازمانی ساختار یک سازمان یا مجموعه را تعیین می‌کند و برای هر شرکت یا مجموعه‌ای لازم است که حداقل یک ایمیل سازمانی داشته باشد تا نامه‌نگاری بین افراد سازمان، مدیران و کارکنان از طریق آن انجام شود. به ایمیلی که متعلق به سازمان شما و همنام دامنه اینترنتی شما باشد ایمیل سازمانی می‌کویند. در این نوشته روش‌ها و مراحل ساخت ایمیل سازمانی را توضیح می‌دهیم.

ایمیل سازمانی

یکی از مواردی که باعث تمایز شرکت‌ها از یکدیگر می‌شود استفاده از ایمیل سازمانی است که بصورت اختصاصی و با نام دامنه سازمان ایجاد می‌شود. تمامی ایمیل‌ها با نام دامنه اختصاصی شما ارسال و دریافت می‌شوند که سبب افزایش اعتبار و ماندگاری نام شرکت یا کسب‌و‌کار شما در ذهن مشتری می‌شود. با داشتن ایمیل سازمانی شرکت شما از یک سرویس ایمیل امن و مطمئن برخوردار خواهد شد که حداکثر حفاظت در مقابل ایمیل‌های ناخواسته و فیشینگ را دارد.

نیازمندی‌های لازم برای ساخت ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی ، ایمیلی است که سرور میزبان آنها در اختیار خود سازمان و شرکت است و بر روی سرور شخصی میزبانی می‌شوند به بیان دیگر ایمیل سازمانی شبکه نامه نگاری درون سازمانی است. در مرحله اول برای ساخت ایمیل سازمانی شما به یک دامنه و هاست میزبانی نیاز دارید.

هاست چیست؟

هاست (Host) در زبان انگلیسی به معنای میزبانی است و به محیط مجازی گفته می‌شود که بر روی یک سرور برای سایت ارائه می‌شود. تمامی سایت‌هایی که مشغول به فعالیت در وب هستند برای ذخیره سازی اطلاعات خود به یک فضا نیاز خواهند داشت. هاست سرویسی است که به سازمان‌ها و افراد اجازه می‌دهد یک وب سایت یا صفحه وب را در اینترنت آپلود کنند.

domain یا دامنه چیست؟

دامنه همان آدرس وب سایت شماست که کاربر با تایپ کردن نام منحصر به فرد شما در مرورگر به وب سایت شما دسترسی پیدا می‌کند. منظور از دامنه همان آدرس اینترنتی است برای مثال آدرس اینترنتی سایت ما www.collaboxide.com است. دامنه از دو بخش اسم و پسوند تشکیل‌شده است که در نتیجه آدرس سایت شما را ایجاد می‌کند. Collaboxide قسمت اصلی دامنه که نام شرکت یا برند کسب‌و‌کار شماست، com نیز پسوند دامنه است.

اهمیت ساخت ایمیل سازمانی

سازمان‌ها با داشتن ایمیل سازمانی کلیه ارتباطات سازمانی خود را از طریق بستر ایمیل انجام خواهند داد. در ادامه به برخی از مزایای ساخت ایمیل سازمانی برای کسب‌و‌کارهای اینترنتی اشاره می‌کنیم:
– امکان اطلاع رسانی به تمامی کارکنان سازمان هنگام ارسال یک خبر فوری
– امنیت بالای سرویس ایمیل سازمانی
– افزایش اعتبار سازمان
– حذف ایمیل‌های اسپم
– اختصاص ایمیل سازمانی به هریک از بخش‌های شرکت و سازمان خود مانند مدیریت، فروش، پشتیبانی، تبلیغات و ..

روش های ساخت ایمیل سازمانی

همانطور که در بخش بالا توضیح دادیم شما برای داشتن ایمیل سازمانی به یک هاست و دامنه نیاز دارید، پس از خرید هاست و دامنه از شرکت‌های ارائه‌دهنده و اتصال آنها به یکدیگر می‌توانید با انجام چندمرحله ساده ایمیل سازمانی بسازید.

آموزش ساخت ایمیل سازمانی در سی پنل

 وارد سی پنل شوید. یکی از روش‌های ورود به cpanel از طریق واردکردن آدرس زیر در مرورگر است
https://yourdomain.com:2083 همانطور که می‌دانید امن‌ترین و متداول‌ترین پروتکل جهت ورود به سی پنل https هست، در بخش yourdomainلازم است دامنه وبسایت خود را وارد ‌کنید.
مرحله اول: نام کاربری و گذرواژه ارسال شده را وارد نمایید. معمولا این کار از طریق ایمیل به آدرس معرفی شده شما در آن شرکت انجام می شود. سپس روی دکمه Login کلیک کنید تا وارد سی پنل هاست خود شوید.
مرحله دوم: در صفحه اول cpanel آیکن Email Accounts را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
مرحله سوم: در این صفحه لیست حساب‌های ایمیلی که تاکنون ساخته شده است نمایش داده می‌شود. برای ساخت ایمیل سازمانی جدید روی Create کلیک کنید.
مرحله چهارم: در این بخش نیاز است اطلاعات مهمی همچون نام کاربری و گذرواژه را وارد نمایید. در بخش Domain دامنه‌ایی که می‌خواهید در آدرس ایمیل شما درج شود را انتخاب کنید. با کلیک روی منوی کشویی، لیست تمامی دامنه‌ها نمایش داده می‌شود.
در بخش مربوط به Username نام کاربری ایمیل را وارد کنید. دقت داشته باشید که در ساخت ایمیل فقط می‌توانید از حروف، اعداد، نقطه، خط تیره و خط زیرین استفاده کنید. این نکته را نیز درنظر بگیرید که یوزنیم فقط می‌تواند 64 کاراکتر باشد.
در بخش Password با کلیک روی دکمه GENERATE رمزعبوری برای حساب شما ساخته می‌شود. در انتها برای ساخت ایمیل سازمانی جدید روی CREATE کلیک کنید.

ساخت ایمیل سازمانی در دایرکت ادمین

نحوه ساخت ایمیل در پنل دایرکت ادمین مشابه سی پنل است فقط جای برخی دکمه‌ها و مسیر دسترسی‌ها کمی متفاوت است.

برای ساخت ایمیل در دایرکت ادمین نیاز است ابتدا وارد پنل کاربری directadmin شوید.

از بخش E-Mail Management گزینه E-Mail Accounts را انتخاب کنید.

برای ایجاد ایمیل جدید روی گزینه Create mail account کلیک کرده و مشخصات مورد نیاز همچون نام کاربری و کلمه عبور را وارد کنید. در بخش Re-Enter Password تکرار رمز عبور، در قسمت E-mail Quota ظرفیتی برای ایمیل مشخص می‌کنید مثلا ۵۰۰ مگابایت و اگر حجم پر شود ایمیل‌های قدیمی حذف می‌شوند تا ایمیل‌های جدید دریافت شوند و در بخش Send Limit میزان محدودیت ارسال ایمیل با این حساب در طول روز را مشخص می‌کنید.

در نهایت روی دکمه‌ Create کلیک کرده تا حساب ایمیل شما ایجاد شود.

خرید ایمیل سازمانی

یکی دیگر از روش‌های داشتن ایمیل سازمانی، خرید سرویس ایمیل سازمانی از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ایمیل است. شرکت‌های داخلی و خارجی زیادی در این زمینه فعال هستند که صرفا برای چنین خدماتی ایجاد شده‌اند. باتوجه به اینکه نصب و راه‌اندازی ایمیل توسط تیم پشتیبانی انجام می‌شود چالش‌ها و مشکلاتی که ممکن داشت توسط روش قبل بوجود بیاید وجود نخواهد داشت.

نمونه ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی متعلق به سازمان شما بوده و امکان برقراری ارتباط با سایرایمیل‌های درون سازمانی یا برون سازمانی را به شما می‌دهد. در ایمیل سازمانی بجای استفاده از سایر دامنه‌ها همچون یاهو یا جیمیل از دامنه سازمان شما در آدرس ایمیل استفاده می‌شود. اگر دامنه سازمان شما xorganization.com  تعریف شده باشد ایمیل سازمانی sale@xorganization.com مربوط به بخش فروش سازمان خواهد بود. در ایمیل سازمانی بجای sale می‌توانید نام کارکنان سازمان یا بخش‌های مختلف سازمان مانند بخش مالی یا پشتیبانی را جایگزین کنید.

ساخت ایمیل info بدون سایت

ساخت ایمیل اینفو یکی از موثرترین روش‌ها برای تقویت برند کسب‌و‌کار و افزایش اعتبار سازمان شماست. ساخت ایمیل info بدون سایت امکان‌پذیر است اما گام اول برای ساخت ایمیل اینفو داشتن دامنه اختصاصی است، گام دوم خرید سرویس ایمیل ابری است که با خرید آن نیازی به خرید هاست یا راه‌اندازی سایت نخواهید داشت در نهایت پس از خرید سرویس ایمیل و اضافه‌کردن دامنه اختصاصی خودتان به این سرویس می‌توانید از طریق پنل کاربری شرکتی که سرویس ایمیل خریداری کرده‌اید اقدام به ساخت ایمیل اینفو نمایید.

ساخت ایمیل سازمانی رایگان

برخی شرکت‌ها ممکن است در ابتدای فعالیت و برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها سراغ سرویس‌های ایمیل‌ رایگان بروند البته نحوه ساخت ایمیل سازمانی رایگان مانند ساخت ایمیل‌های رایگان از طریق شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس رایگان ایمیل نیست و همانطور که در بالا اشاره شد شما برای ساخت ایمیل سازمانی رایگان به دامنه و هاست میزبانی نیاز دارید. دامنه از دو بخش نام دامنه و پسوند دامنه تشکیل شده است. بهتر است نام دامنه را همنام و مرتبط با کسب‌و‌کار خود انتخاب کنید. پسوندهای مختلفی برای دامنه وجود دارد که از جمله معروف‌ترین آنها می‌توان به com, .org, .ir. اشاره کرد. پس از آماده‌شدن دامنه می‌توانید از طریق یکی از روش‌های ساخت ایمیل سازمانی ایمیل خود را روی دامنه انتخابی بسازید.

جمع‌بندی

در این نوشته به مراحل ساخت ایمیل سازمانی و اهمیت داشتن آن پرداختیم. ساخت ایمیل سازمانی بسیار ساده است ولی تاثیر فوق‌العاده‌ای در اعتمادسازی بین کسب‌وکار و کارفرما دارد. ساخت ایمیل سازمانی برای هر بخشی از سازمان شما می‌تواند نظم قابل توجهی در تمام سازمان ایجاد کند.