شرکت گوگل در سال 2006 سرویسی را با عنوان Google Apps جهت معرفی و توسعه نرم‌افزارهای ارتباطی عرضه کرد که در سال 2016 آن‌را به G Suite یا اتوماسیون گوگل تغییرنام داد. Google Workspace یا فضای کار گوگل در واقع نسخه جدید G Suite است.
گوگل ورک اسپیس چیست
Google Workspace ابزاری بسیار قدرتمند، کامل، سریع و مقرون به صرفه می باشد که شامل مجموعه‌ای از ابزارهای ابری، بهره‌وری، تعامل سازمانی و همچنین نرم‌افزارهایی است که توسط شرکت گوگل توسعه یافته است. گوگل ورک اسپیس شامل سرویس‌های جی میل (Gmail)، مخاطبین (Contacts)، تقویم (Calendar)، گوگل میت (Meet) و گوگل چت (Chat) جهت برقراری ارتباط با دیگران است.
سایر ابزارها و امکاناتی که توسط گوگل ورک اسپیس ارائه می‌شود: گوگل کارنتز (Currents) برای تعهد شغلی، گوگل درایو (Drive) جهت ذخیره‌سازی وگوگل داکس (Google Docs) برای ایجاد محتوا می‌باشد.
نرم‌افزارهای موجود در گوگل ورک اسپیس بیشتر به‌عنوان ابزارهای ارتباطی و مدیریت تولید محتوا شناخته می‌شوند و برای انجام کارهای روزمره واحدهای مختلف یک کسبوکار مانند امور مالی و حسابداری، پرسنلی یا ارتباط با مشتریان، عملا کارایی ندارند.
معرفی ابزارهای گوگل ورک اسپیس
جیمیل (Gmail)
گوگل بزرگ‌ترین ارائه‌دهنده سرویس ایمیل در دنیاست. جیمیل، سرویس ایمیل شرکت گوگل با بیش از یک میلیارد کاربر در سراسر جهان است. این اپلیکیشن کاربردی گوگل برای ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بخش Inbox جیمیل، ایمیل‌های دریافت شده نمایش داده می‌شوند از جمله ویژگی‌های این بخش می‌توان به مرتب‌سازی پیام‌های دریافتی در سه بخش Primary ،Social و Promotions اشاره کرد. کمپین‌های تبلیغاتی و پیام‌های مربوط به شبکه‌های اجتماعی در دو بخش Promotions و Social قرار می‌گیرند تا پیام‌های دریافتی از جانب دوستان یا ایمیل مربوط به قرارهای کاری را به‌راحتی بتوانید در قسمت Primary مشاهده کنید.
گوگل درایو (Google Drive)
گوگل درایو یک سرویس بسیار قوی برای ذخیره‌سازی آنلاین فایل‌ها است. از طریق Google Drive کاربران می‌توانند هر نوع فایلی را در فضای ذخیره‌سازی ابری بارگذاری نمایند و در هر مکان و با هر دستگاهی از جمله کامپیوتر، تبلت یا گوشی‌های هوشمند به فایل‌های خود دسترسی پیدا کنند. بدون اغراق گوگل درایو یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های گوگل است که فضای 15 گیگابایتی را در محیط ابری برای ذخیره انواع اطلاعات به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با توجه به‌اینکه این فضا برای ذخیره‌سازی فایل‌های مختلف کافی نیست، گوگل اعلام کرده است در بروزرسانی آتی ظرفیت تمام حساب‌ها را به 1 ترابایت افزایش می‌دهد. کاربران برای بهره‌مندی از این ویژگی لازم نیست کار خاصی انجام دهند و این بروزرسانی بصورت خودکار انجام می‌شود.
تقویم گوگل (Google Calendar)
تقویم گوگل یک تقویم آنلاین برای مدیریت کارها و قرار ملاقات‌هاست. استفاده از این تقویم هوشمند سبب هماهنگی بین کارها شده و با بکارگیری سیستم یادآور آن هیچ‌وقت فعالیت‌های کاری خود را فراموش نمی‌کنید.
سرویس ویدئو کنفرانس گوگل (Google Meet)
یک برنامه کاربردی برای جلسات و کنفرانس‌های آنلاین است. از جمله ویژگی‌های آن می‌توان به پشتیبانی از تعداد بالای افراد در تماس های ویدیویی اشاره کرد که 1 تا 250 نفر می‌توانند همزمان در جلسات گوگل میت حضور داشته باشند ، امکان به اشتراک‌گذاری صفحه دستگاه، عدم نیاز به نصب برنامه و ورود از طریق مرورگر گوگل کروم از جمله سایر قابلیت‌های گوگل میت است. مهم‌ترین ویژگی گوگل میت رایگان بودن آن است و افراد بدون پرداخت هزینه‌ایی می‌توانند از آن استفاده کنند.
گوگل چت (Google Chat)
گوگل چت نرم‌افزار ارتباطی هوشمند و ایمنی است که توسط گوگل ساخته شده است. اپلیکیشن Google Chat، ابزاری عالی و کارآمد برای برقراری ارتباط در تیم‌های کاری است. این ابزار، ارتباط مستقیم بین اعضای تیم و برقراری جلسات کاری را بسیار آسانتر و بهینه‌تر می‌کند.
گوکل فرم ( Google form )
گوگل فرم یا فرم‌نگار گوگل یک برنامه کاربردی و رایگان برای ایجاد انواع فرم با هدف جمع آوری داده‌ها می‌باشد که بر اساس ذخیره‌سازی داده‌ها بر روی فایل (اکسل و متنی) کار می‌کند. کاربران می‌توانند در گوگل فرم از طرح‌هایی که از پیش تعیین شده است برای انجام نظرسنجی‌های کوچک و پرسش‌نامه‌های دانشگاهی استفاده کنند. گوگل فرم محدودیت‌هایی نیز دارد از جمله: عدم پشتیبانی از زبان فارسی، عدم اتصال به درگاه‌های پرداخت، همچنین گوگل فرم فاقد پایگاه داده بوده و کاربران نمی‌توانند از آن در کارهای گسترده استفاده نمایند.
سرویس سایت ساز گوگل ( Google Sites )
یکی دیگر از امکانات جذاب گوگل ورک اسپیس Google Sites است ابزاری برای ساخت سایت، که به کاربران امکان ایجاد و ویرایش وب سایت‌ها را می‌دهد، بدون اینکه نیازی به یادگیری زبان برنامه نویسی یا دیگر مهارت‌های طراحی وب داشته باشند. با استفاده از قابلیت سایت ساز گوگل به‌راحتی می‌توانید سایت موردنظر خود را بدون هزینه و در کوتاه‌ترین زمان ممکن راه‌اندازی نمایید. ساخت این سایت‌ها بدون دامنه و هاست نیز امکان‌پذیر است.
گوگل کلاود ( Google Cloud Search )
جستجوی ابری گوگل بر پایه هوش مصنوعی بوده و به کاربران در پیدا کردن اسناد یا اطلاعات شخص یا هر چیز دیگری در برنامه‌های گوگل ورک اسپیس کمک می‌کند.
برنامه‌های Google Docs ،Sheets و Slides
این مجموعه یک نرم افزار مشترک است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را با هم و از طریق مرورگر وب یا دستگاه تلفن همراه مشاهده و ویرایش کنند. Google Docs نرم‌افزار محبوب شرکت گوگل در زمینه آپلود و ذخیره اطلاعات و اسناد رسمی است.
مزایا گوگل ورک اسپیس
1- شما می‌توانید از طریق هر مرورگری در هرنقطه از کشور یا جهان به اسناد خود دسترسی داشته باشید.
همه ابزارهای گوگل ورک اسپیس مبتنی بر فضای ابری هستند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها در سرورهای گوگل ذخیره می‌شوند و در همه جا در دسترس خواهند بود. بنابراین، نیازی به ابزارهایی برای جابجایی یا ذخیره اطلاعات نیست.
2- امکان تعامل و همکاری روی مستندات با افراد از طریق قابلیت‌های چت یکپارچه
3- امنیت گوگل ورک اسپیس؛ داشتن یک فضای کاری امن عامل بسیار مهمی در جامعه کاری امروز به شمار می‌رود.
4- هزینه خدمات ارائه شده توسط گوگل ورک اسپیس مقرون به صرفه است و براحتی می‌توان با افراد در دورترین نقاط ارتباط برقرار کرد.
قیمت گوگل ورک اسپیس
گوگل ورک اسپیس تنها برای یک دوره آزمایشی 14روزه رایگان است و پس از آن گوگل چهار حالت مختلف زیر را ارائه می‌دهد:
1. حالت Business Starter
حالت اول با هزینه 6دلار برای هرکاربر در ماه شروع می‌شود و کاربران می‌توانند ایمیل‌های خود را بصورت سفارشی و ایمن ارسال کنند. از دیگر خدمات ارائه شده در این حالت می‌توان به : حضور 100شرکت‌کننده در جلسات ویدئویی، اختصاص 30گیگابایت فضای ابری برای هرکاربر، کنترل‌های امنیتی و مدیریتی و همچنین پشتیبانی استاندارد اشاره کرد.
حالت بیزینس استاندارد ماهانه 12دلار برای هر کاربر هزینه دارد که ویژگی‌های آن به‌صورت زیر است:
ارسال ایمیل اختصاصی با امنیت بالا، جلسات ویدئویی با حضور 150 شرکت‌کننده که امکان ضبط جلسات هم وجود دارد، فضای ذخیره‌سازی ابری 2 ترابایتی برای هر کاربر، کنترل‌های امنیتی و مدیریتی و پشتیبانی در سطح استاندارد که با پرداخت مبلغی به پشتیبانی پیشرفته ارتقا می‌یابد.
3. حالت Business Plus
حالت سوم ماهانه هزینه 18دلار برای هر کاربر خواهد داشت. نسخه‌های Business Plus و Enterprise گران‌تر می‌شوند و ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌تری را ارائه می‌دهند که عبارتند از :
ارسال ایمیل سفارشی و ایمن، حضور همزمان 250 شرکت‌کننده در جلسات آنلاین که امکان حضور و غیاب افراد و ضبط جلسات را هم دارد در این سرویس به هرکاربر 5 ترابایت فضای ابری اختصاص می‌یابد، کنترل‌های امنیتی و مدیریتی پیشرفته، از جمله Vault و مدیریت Endpoint پیشرفته همچنین پشتیبانی استاندارد که قابلیت ارتقا به پشتیبانی پیشرفته را دارد.
4. حالت Enterprise
برای کسب اطلاع از قیمت این طرح باید با بخش فروش گوگل تماس بگیرید. مشخصات سرویس Enterprise گوگل ورک اسپیس :
ایمیل اختصاصی با امنیت بالا که امکان نگهداری طولانی مدت و ایجاد پیام‌های رمزنگاری شده را دارد، حضور250 شرکت کننده + امکان ضبط، سیستم حضور و غیاب، لغو صدا و پخش زنده تحت یک دامنه، فضای ابری نامحدود، کنترل‌های امنیتی و پشتیبانی استاندارد که قابلیت ارتقا به پشتیبانی پیشرفته را دارد.
جمع‌بندی
اگر شما نیز به‌دنبال ابزاری برای سرعت بخشیدن به کسبوکار خود هستید گوگل ورک اسپیس گزینه مناسبی است. بسیاری از ابزارهای آن که در بالا به آن اشاره شد به‌صورت رایگان در دسترس همگان قرار گرفته است. با استفاده از گوگل ورک اسپیس می‌توانید تمامی ابزارها و برنامه‌های مفید را به‌صورت یکجا در اختیار داشته و علاوه بر صرفه‌جویی در زمان کارهای خود را به‌سادگی انجام دهید.
