ایمیل شرکتی چه فرقی با ایمیل معمولی دارد؟

تعریف ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی ایمیلی است که شامل نام تجاری یا برندی است که متعلق به شرکت یا کسب‌و‌کار شماست. ایمیل شرکتی روی هاست مربوط به کسب‌و‌کار شما راه‌اندازی می‌شود و برای ایجاد آن به یک هاست و دامنه نیاز دارید. کسب‌و‌کارهای مختلف معمولا به جای استفاده از سرویس دهنده‌های ایمیل مانند یاهو و جیمیل، از ایمیل شرکتی استفاده می‌کنند.

تفاوت ایمیل شرکتی با ایمیل معمولی

ایمیل یکی از رسمی‌ترین روش‌ها برای مکاتبات محسوب می‌شود. بسیاری از افراد چندین آدرس ایمیل دارند از جمله یک آدرس ایمیل معمولی که برای برقراری ارتباط با دوستان و آشنایان مورداستفاده قرار می‌گیرد و آدرس ایمیل شرکتی و اختصاصی که توسط شرکت یا سازمان محل کار در اختیار آنها قرار گرفته است. در ادامه به ذکر چندمورد از تفاوت‌های ایمیل شرکتی با ایمیل معمولی می‌پردازیم:

دسترسی به ایمیل

تقریبا از همه‌جا می‌توان به ایمیل معمولی و شخصی دسترسی داشت در حالیکه برخی از شرکت‌ها فقط از طریق محل کار یا کامپیوترهای مستقر در محل شرکت امکان دسترسی به ایمیل شرکتی را در اختیار افراد قرار می‌دهند.

قابلیت‌های امنیتی

می‌توانید اطمینان خاطر داشته باشید که نظارتی به ایمیل معمولی شما نیست ولی ایمیل شرکتی می‌تواند توسط کارفرما مورد بررسی قرار بگیرد از پیام‌هایی که ارسال می‌کنید تا فایل‌هایی که پیوست می‌شود. همچنین امنیت و رمز عبور ایمیل شرکتی نسبت به ایمیل معمولی قوی‌تر و پیچیده‌تر است.

آداب و قواعد نوشتاری

ممکن است شما با استفاده از ایمیل معمولی ، یک عکس طنز به دوست یا همکار خود ارسال کنید این کار را هرگز با ایمیل شرکتی انجام ندهید.
هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها یا سازمان‌ها از ایمیل شرکتی و رسمی خود استفاده کنید. در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغاتی که استفاده می‌کنید دقت بیشتری داشته باشید.

مزایای ایمیل شرکتی

1. داشتن ایمیل شرکتی این دید را در ذهن مخاطب ایجاد می‌کند که با مجموعه‌ حرفه‌ای مواجه است و در تمامی مذاکرات، سخنان شما را جدی‌تر از حالت عادی درنظر گرفته و همین امر سبب جلب‌اعتماد و اطمینان مشتریان می‌شود. چرا که هر شخصی به‌راحتی می‌تواند در یاهو یا گوگل اقدام به ساخت ایمیل کند و تشخیص هویت این اشخاص برای دیگران دشوار است. یکی از روش‌های ساده برای جلب اعتماد و افزایش فروش داشتن ایمیل شرکتی است.
2. باتوجه به اینکه در ایمیل شرکتی از نام کسب‌و‌کار شما استفاده می‌شود، با ارسال ایمیل از این آدرس، ‌نوعی تبلیغات برای حرفه شما صورت می‌گیرد و افراد بیشتری با برند شما آشنا می‌شوند.
3. از جمله مزایای ایمیل شرکتی مسئله امنیت است. در صورتیکه تمامی افراد شرکت از طریق ایمیل شرکتی خود اقدام به ارسال و دریافت ایمیل نمایند رئیس می‌تواند ایمیل‌های کارکنان خود را زیرنظر بگیرد.
4. به‌علت اختصاصی بودن ایمیل‌های شرکتی، می‌توانید نام دلخواه خود را ثبت کنید. برای اینکه ایمیل شما براحتی در ذهن مخاطب ثبت شود سعی کنید از کوتاه‌ترین و ساده‌ترین نام‌ها برای ایمیل خود استفاده کنید.
5. با داشتن ایمیل شرکتی هریک از بخش‌های سازمان شرکت شما یک آدرس ایمیل مجزا خواهند داشت که با استفاده از آن به برقراری ارتباط و صحبت با مشتریان بپردازند. این ویژگی سبب نظم و دسته‌بندی ایمیل‌های ارسالی و دریافتی شما می‌شود مثلا ایمیل مربوط به بخش فروش بصورت sales@companyname.com ثبت می‌شود.
6. یکی دیگر از مزایای داشتن ایمیل شرکتی اسپم نشدن ایمیل‌های ارسالی است.

معایب ایمیل شرکتی

استفاده از هر ابزاری عاری از نقص نبوده و معایبی نیز به همراه دارد، بعد از بررسی مزایای ایمیل شرکتی بهتر است با معایب آن هم آشنا شویم:

1.هزینه خرید ایمیل شرکتی: شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای نوپا ممکن است در آغاز راه بدلیل هزینه‌های خرید و راه‌اندازی ایمیل شرکتی سراغ استفاده از ایمیل‌های رایگان بروند.

2مشکلات امنیتی: در صورتی که از راهکارهای امنیتی برای شرکت خود استفاده نکنید، ممکن است مهاجمان و هکرها به سیستم‌ها و وب‌سایت شرکت شما حمله کرده و به اطلاعات محرمانه موجود در ایمیل شرکتی دسترسی پیدا کنند.

استفاده از ایمیل شرکتی

اهمیت استفاده از ایمیل شرکتی بیشتر به این دلیل است که بستر ارتباطی پایدار، امن و رسمی به شما ارائه می‌دهد.

 یکی از ویژگی هایی که ایمیل شرکتی نسبت به ایمیل معمولی دارد، اعتبار پیام‌های ارسالی از طریق ایمیل شرکتی است. در صورت ارسال یک پیام با استفاده از ایمیل شرکتی ، این پیام برای دریافت کننده معتبر است. چرا که فرستنده آن از سرویس ایمیلی استفاده می‌کند که توسط یک شرکت یا کسب و کار برایش ایجاد شده است و در نتیجه مورد تایید آن کسب و کار است. در صورتی که هنگام ساخت حساب کاربری در یک سرویس‌دهنده ایمیل رایگان صحت اطلاعات درخواستی از کاربر بدرستی بررسی نمی‌شود.

از دیگر ویژگی‌های استفاده از ایمیل شرکتی می‌توان به حفظ محرمانگی اطلاعات کاربران اشاره کرد. در صورت استفاده از سرویس‌های ایمیل رایگان، اطلاعات محتوای ایمیل‌های شما برای اهدافی نظیر تبلیغات هدفمند و ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و …. مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین اگر می‌خواهید ایمیل ارسالی از جانب شما وارد پوشه اسپم نشده و به‌عنوان هرزنامه تلقی نشود بهتر است از ایمیل شرکتی در ارتباطات رسمی استفاده کنید.

خرید ایمیل شرکتی

خرید ایمیل یکی از مهم‌ترین اقدامات هر شرکت و سازمانی است که به اعتبار و ارزش سازمان خود اهمیت می‌دهد. سرویس ایمیل شرکتی برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط که به صورت پویا در حال توسعه ابزارهای ارتباطی هستند، گزینه مناسبی است. با خرید ایمیل شرکتی امکان مدیریت ایمیل‌ها بصورت حرفه‌ای میسر می‌شود.

افراد و شرکت‌ها می‌توانند حتی بدون راه‌اندازی سایت و با خرید ایمیل شرکتی از طریق شرکت‌های ارائه‌دهنده سرویس ایمیل، ایمیل‌هایی با نام دامنه اختصاصی که معرف هویت کسب‌وکار یا سازمان آنهاست را در اختیار داشته باشند.

نحوه ایجاد ایمیل شرکتی

داشتن ایمیل شرکتی با دامنه اختصاصی سبب افزایش اعتبار شرکت شما شده و بخاطرسپاری ایمیل شرکتی نیز به مراتب آسان‌تر خواهد بود. قدم اول در ساخت ایمیل شرکتی خرید دامنه و هاست مناسب است. شرکت‌های مختلفی در این زمینه فعال‌اند که برحسب نوع خدمات و قیمت می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. نام دامنه باید براساس نام یا نوع کسب‌و‌کار شما انتخاب شود. البته به این نکته هم توجه داشته باشید که نام انتخابی شما باید جدید باشد و قبلا توسط شخص یا شرکت دیگری ثبت نشده باشد.
پس از خرید دامنه باید اقدام به خرید هاست نمایید. بهتر است هنگام خرید هاست ایمیل نکاتی را درنظر گرفته و سعی کنید هاستی را انتخاب کنید که سیستم مدیریت ایمیل، فضای ذخیره‌سازی و پشتیبانی فنی مناسبی داشته باشد.
پس از خرید هاست و اتصال نام دامنه خریداری شده به آن می‌توانید مکاتبات خود را از طریق آن انجام دهید.

نمونه ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی شرکت تعریف می‌شود و آدرس دامنه شرکت یا کسب‌و‌کار شما جایگزین آدرس سرویس دهنده ایمیل خواهد شد با داشتن ایمیل شرکتی امکان ساخت آدرس‌های ایمیل برای بخش‌های مختلف سازمان امکان‌پذیر خواهد بود، داشتن آدرس ایمیل اختصاصی برای بخش فروش، پشتیبانی و سایر کارکنان شرکت. به‌عنوان مثال اگر نام شرکت شما collaboxide باشد شما می‌توانید ایمیل شرکتی support@collaboxide.com را برای بخش پشتیبانی ایجاد نمایید ولی اگربخواهید از سرویس‌دهندگان رایگان مانند یاهو برای این کار استفاده کنید آدرس ایمیل بصورت support@yahoo.com خواهد بود. داشتن ایمیل شرکتی سبب افزایش اعتبار شرکت و بالارفتن اعتماد مشتریان و مخاطبان می‌شود.

ایمیل شرکتی گوگل

گوگل ورک اسپیس نام تجاری سرویس ایمیل شرکت گوگل است که برای ایجاد ایمیل شرکتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. گوگل ورک اسپیس در واقع نسخه جدید اتوماسیون گوگل است که جزو کاربردی‌ترین سرویس‌های گوگل محسوب می‌شود. برای دسترسی به خدمات گوگل ورک اسپیس کافی است یک حساب کاربری برای خود ایجاد کرده باشید چرا که همه کاربران سرویس‌های رایگان گوگل که حساب کاربری Google Account داشته باشند می‌توانند از امکانات آن بهره‌مند شوند.

ایمیل شرکتی ارزان

یکی از روش‌های ارزان قیمت برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی استفاده از ابزارهای رایگان است. سرویس‌های ایمیل متن باز، ابزارهایی هستند که بصورت رایگان در اینترنت در دسترس همه قرار دارند. برای استفاده از این ابزار باید هاست موردنظر خود را از قبل خریداری کرده باشید. نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی آن به عهده کاربر می‌باشد و نیاز است از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید. البته این روش چندان ارزان هم نیست زیرا علاوه بر هزینه هاست، باید یکی از نیروهای فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد.

ایمیل شرکتی رایگان

شما می‌توانید با ثبت‌نام در سایت‌های داخلی یا خارجی ارائه دهنده خدمات ایمیل مانند یاهو و گوگل یک حساب ایمیل رایگان برای خود بسازید اما ایمیلی که با پسوند yahoo یا gmail ساخته شود برای استفاده تجاری و برندسازی مناسب نیست و اعتبار چندانی ندارد. علاوه بر این استفاده از ایمیل شرکتی رایگان برای ارسال اطلاعات حساس گزینه مناسبی نیست و از نظر مسائل امنیتی، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مسئله ساز شده و مشکلاتی را برای شما بوجود آورد.

جمع‌بندی

استفاده از آدرس ایمیلی که حاوی نام شرکت شما است، باعث می‌شود که شرکت شما مشروع‌تر به نظر برسد تا زمانی که بخواهید از یک آدرس ایمیل عمومی از یک ارائه‌دهنده خدمات ایمیل استفاده کنید. آدرس ایمیل شرکتی یک راه ساده و در عین حال موثر برای افزایش اعتبار و تبلیغ برند شما است.