یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها، نحوه مدیریت مکاتبات و ارتباطات درون و برون سازمانی است. راههای ارتباطی مختلفی بین سازمان ها وجود دارد، در گذشته بیشتر ارتباطات از طریق مراجعه حضوری یا تماس تلفنی انجام می‌شد اما با پیشرفت سریع تکنولوژی در دنیای ارتباطات، فناوری‌های جدید جایگزین روش‌های سنتی شدند و استفاده از ابزارهای نوین جهت اطلاع‌رسانی افزایش پیدا کرد.
عوامل موثر در انتخاب ابزار مکاتبات سازمانی
اطلاعات نقش مهم و تاثیرگذاری در زندگی و کسب‌و‌کار افراد دارند در همین راستا سازمان‌ها برای محافظت از داده‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی خود ضروری است نکاتی را هنگام انتخاب ابزار برای ارسال پیام های سازمانی در نظر بگیرند
امنیت
در عصر فناوری مهم‌ترین دارایی هر فرد و سازمانی اطلاعات است و بحث امنیت اطلاعات در هر سازمانی از اهمیت زیادی برخوردار است. با فراگیرشدن اینترنت سازمان‌ها هم دچار تغییر و تحولاتی شده‌اند و سازمان‌های مدرن برای انجام مکاتبات از اینترنت استفاده می‌کنند. امنیت اطلاعات به‌معنای حفاظت از اطلاعات در برابر دسترسی‌های غیرمجاز است. عدم رعایت این مورد در سازمان‌ها می‌تواند باعث از بین رفتن داده‌های سازمان، از بین رفتن اعتماد مخاطبان شده و همچنین خسارت‌های جبران ناپذیری برای سازمان بوجود آورد.
محرمانگی
تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها اطلاعات مهمی در اختیار دارند که این اطلاعات می‌تواند درباره جنبه‌های اقتصادی، مالی، فناوری یا … باشد. حفظ محرمانگی اطلاعات برای تمامی موارد ذکر شده از اهمیت بالایی برخوردار است و یکی از عناصر پایه در حوزه امنیت اطلاعات موضوع محرمانگی است. محرمانگی یعنی جلوگیری از لو رفتن اطلاعات توسط افراد مجاز یا غیرمجاز، به صورت اتفاقی یا عمدی. هر چه اطلاعات سازمانی حساس‌تر باشد سطح محرمانگی اطلاعات نیز بالاتر است برای حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان نیاز است نکاتی مانند افزایش اطلاعات کارکنان در خصوص تهدیدات امنیتی، مدیریت دسترسی به این معنا که فقط افراد مجاز به منابع و اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند و ارتقا راهکارهای امنیتی را در نظر بگیرید.
ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی پیام رسان
امروزه ارتباطات عمدتا به شیوه دیجیتالی و اینترنتی انجام می‌شود باید قبول کنیم که استفاده از پیام رسان ها جهت برقراری ارتباط با مخاطبان در بستر اینترنت بر کسی پوشیده نیست. استفاده گسترده از ابزارهای الکترونیکی مانند گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها این تصور را به وجود آورده که می‌توان این ابزارها را جایگزین ایمیل کرد.
ایمیل از دهه 90 میلادی رواج پیدا کرده و همچنان بهترین و مطمئن‌ترین روش برای برقراری ارتباط از طریق اینترنت است. با وجود اینکه قدمت ایمیل در مقایسه با پیام‌رسان‌ها بیشتر است همچنان محبوبیت خود را حفظ کرده و بهترین بستر ارتباطی بین سازمان و مشتریان می‌باشد.
آیا با وجود محبوبیت بالای شبکه های اجتماعی آیا هنوز هم باید از ایمیل استفاده کنیم؟ ایمیل نه تنها اهمیت خود را از دست نداده بلکه در برابر رقبایی مثل شبکه‌های اجتماعی هنوز هم جایگاه مهم خود در بازاریابی اینترنتی را حفظ کرده است.
استفاده از پیام‌رسان‌ها به عنوان یک کانال ارتباطی نکات مثبت و منفی به همراه دارد، با وجود اینکه امروزه دسترسی به پیام‌رسان‌ها بسیار راحت است برخی از افراد پیام‌ها و اطلاعات رسمی را از این طریق به یکدیگر ارسال می‌کنند اما تبادل پیام‌ها از طریق ابزارهای غیررسمی مشکلاتی همچون محدودیت در ارسال فایل‌ها، عدم اعتبار پیام‌های رد و بدل شده با اشاره به این نکته که در اغلب پیام‌رسان‌ها امکان ویرایش یا حذف پیام برای کاربران وجود دارد یا عدم امکان پیگیری تعاملات رسمی را برای کاربران به همراه خواهد داشت.
اهمیت استفاده از ایمیل سازمانی
همانطور که در بالا هم اشاره کردیم در عصر دیجیتال، اکثر سازمان‌ها برای مکاتبات شخصی و تجاری به استفاده از روش‌های ارتباط الکترونیکی روی آورده‌اند. استفاده از این ابزارها روز به روز در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف در حال گسترش است. ایمیل همچنان یکی از ابزارهای پرکاربرد در دنیای وب است. ایمیل سازمانی بهترین انتخاب برای تعامل درون‌سازمانی و برون‌سازمانی بین کارمندان و مخاطبان سازمان است.
سرویس ایمیل سازمانی بصورت اختصاصی برای یک سازمان راه‌اندازی می‌شود که مدیریت آن هم در اختیار خود سازمان است. از مزایای ایمیل به‌عنوان بستری برای انجام مکاتبات اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد
– روشی ساده و کم هزینه برای مدیریت مکاتبات اداری
– بستری امن و یکپارچه برای انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات
– وجود ابزاهای یکپارچه مانند تقویم سازمانی، مدیریت مخاطبان و مدیریت فضای ذخیره‌سازی
– سرعت انتقال اطلاعات
زمان یک سرمایه ارزشمند برای مدیران محسوب می‌شود. هر چه ابزارهایی که برای سازمان انتخاب می‌کنید سرعت بیشتری داشته باشد بهره‌وری سازمان هم افزایش قابل توجهی پیدا می‌کند. سیستم نامه‌نگاری که قبلا با کاغذ انجام می‌شد امروزه با صرف زمان کمتر و سرعت بالاتری توسط ایمیل انجام می‌شود.
– اعلام برنامه‌ها و رویدادهای سازمان به کارکنان
با استفاده از ایمیل سازمانی می‌توان در کوتاهترین زمان ممکن کارکنان را در جریان قرار ملاقات‌های کاری، برنامه‌ها آموزشی، اطلاعیه‌ها و جلسات قرار داد.
– سازگاری با محیط زیست
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها در راستای کاهش هزینه‌ها و حفاظت از محیط زیست، کاغذ را از سیستم اداری و مکاتباتی خود حذف کرده‌اند.
جمع‌بندی
امروزه ابزارهای ارتباطی برای برقراری ارتباط با مخاطبان دچار تغییرات اساسی شده و از همین رو شبکه های اجتماعی مجازی و تلفنی، آسان ترین و موثرترین راه برای برقراری ارتباط با مردم است.
شاید به‌نظر برسد با رواج شبکه‌های اجتماعی و استفاده از ابزارهای نوین ، عملکرد ایمیل کاهش یافته است در حالیکه به دلیل گسترش کسب‌و‌کار آنلاین استفاده از ایمیل همچنان رایج است و مکاتبات یکی از مهم‌ترین روش‌های برقراری ارتباط در سازمان‌ها است. شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند از ایمیل سازمانی برای ارسال اطلاعیه‌ها، خبرنامه‌ها و انتقال اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن استفاده کنند.
