یکی از چالش‌های مهم در دنیای مجازی، معرفی خود در ایمیل جهت برقراری ارتباط با دیگران و ارسال ایمیل به آنهاست. هنگامی که ایمیلی جهت معرفی خود ارسال می‌کنیم این نکته حائزاهمیت است که مهارت‌ها و قابلیت‌های خود را بیان کرده، ذهن خواننده را درگیر کنیم و هدف خود از نوشتن ایمیل را واضح بیان کنیم. اکثر مردم باتوجه به اینکه روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند، ممکن است تمایلی به بازکردن ایمیل افراد ناشناس نداشته باشند چه برسد به خواندن این گونه ایمیل‌ها. با درنظرگرفتن نکات زیر می‌توان نرخ بازشدن، خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌های ارسالی را افزایش داد.
بهترین روش برای معرفی خود در ایمیل
1. از عناوین تاثیرگذار استفاده کنید.
عنوان ایمیل را طوری انتخاب کنید که گیرنده تشویق به خواندن آن شود. روزانه چند ایمیل را بدون اینکه باز کنید پاک میکنید؟ عنوان ایمیل یکی از تاثیرگذارترین بخش‌های معرفی خود در ایمیل است بنابراین به معیارهایی که برای عنوان ایمیل درنظر می‌گیرید توجه ویژه‌ای داشته باشید زیرا که عنوان مناسب، شانس بازشدن ایمیل را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.
صریح و واضح علت نوشتن پیام را به خواننده بگویید، از عناوین کوتاه استفاده کنید تا گیرنده با یک نگاه متوجه محتوای ایمیل شود.
2. پیام خود را خطاب به شخص بنویسید.
اگر بتوانید بجای آدرس ایمیل عمومی اشخاص، پیام خود را به آدرس ایمیل اختصاصی فرد موردنظر (مانند hr@companycollaboxide.com) ارسال کنید می‌توانید شخصا با فرد موردنظر ارتباط برقرار کنید.
لینکدین، وبسایت شرکت‌ها و صفحات رسانه‌های اجتماعی راههای خوبی برای پیداکردن افراد و برقراری ارتباط با آنهاست.
3.از ارتباط خویشاوندی خود با افراد استفاده کنید.
هنگام نوشتن ایمیل اولیه یا پیامی در لینکدین، اگر دوست مشترکی دارید حتما به این موضوع اشاره کنید، بهتر است در پاراگراف اول این یادآوری را انجام دهید تا خواننده فورا آنرا ببیند. داشتن معرف یکی از بهترین راه‌ها برای دریافت مشاوره یا کمک است.
4.مطالبه و تقاضایی نداشته باشید.
پیشنهاد دادن یا درخواست مشاوره بهتر از امر و نهی‌کردن به افراد است. به‌عنوان مثال عبارت، اگر فرصت داشتید بازخوردی در مورد رزومه من بدهید خیلی بهتر از نوشتن “لطفا رزومه من را مرور کرده و با من تماس بگیرید” است. درخواست خود را بصورت مودبانه بیان کنید.
5.کوتاه و مختصر بنویسید.
اکثر افراد ایمیل‌ها را به‌صورت سطحی می‌خوانند و به‌ندرت پیش می‌آید که بیشتر از یک پاراگراف را مطالعه کنند. پیام خود را کوتاه و حداکثر در دو یا سه پاراگراف بنویسید سعی کنید هر پاراگراف بیش از چند جمله نباشد.
6.علت نوشتن پیام را واضح بیان کنید.
پیام ایمیل شما باید به روشنی بیان‌کننده این موارد باشد که چه کسی هستید، چرا این ایمیل را می‌نویسید و چه درخواستی از خواننده ایمیل دارید.
نحوه نوشتن کلیات ایمیل
از یک فونت ساده استفاده کنید.
از فونت‌های ساده مانند Calibri، Times New Roman یا Arial برای نوشتن ایمیل استفاده کنید همچنین بهتر است اندازه فونت را 11 یا 12 درنظر بگیرید.
استفاده از عبارات رسمی یا غیررسمی
اگر هنگام نوشتن ایمیل، درخواست خاصی از شخص ناشناس دارید از عبارت‌های رسمی مانند جناب آقای یا سرکار خانم استفاده کنید. اگر با فردی که برایش ایمیل ارسال میکنید ارتباط دوستانه دارید یا اینکه ایمیل ارسالی جهت ارائه اطلاعات به آن شخص است می‌توانید بجای عبارات رسمی از نام افراد استفاده کنید.
بخش آغازین ایمیل را به معرفی خود اختصاص دهید.
از پاراگراف اول برای معرفی خود، در پاراگراف دوم به بیان درخواست خود پرداخته و از پاراگراف سوم برای تشکر از خواننده جهت بررسی ایمیل استفاده کنید.
ایمیل را حرفه‌ایی به اتمام برسانید.
جمع‌بندی و خاتمه ایمیل به اندازه معرفی خود در ایمیل مهم است. ایمیل را مانند یک حرفه‌ایی به پایان برسانید.
ایمیل ارسالی شامل امضاء باشد.
امضای ایمیل، اطلاعات مهمی در اختیار افراد قرار می‌دهد مثلا اینکه دریافت‌کننده ایمیل چگونه می‌تواند با شما در ارتباط باشد. داشتن امضاء، ارتباط مجدد با فردی که برایش ایمیل ارسال کرده‌اید را آسان می‌کند.
در پایان هر ایمیلی که ارسال میکنید نام، نام‌خانوادگی، شماره تماس و امضای خود را درج نمایید. اگر در جستجوی موقعیت شغلی هستید می‌توانید آدرس اینترنتی لینکدین خود را وارد کنید.
ویرایش و تصحیح ایمیل
هنگام معرفی خود در ایمیل، حتما متن را قبل از ارسال مرور کرده و در صورت نیاز آنرا اصلاح کنید. یک اشتباه تایپی می‌تواند باعث انتقال ایمیل ارسالی به سطل بازیافت شود.
یک پیام آزمایشی ارسال کنید.
برای اطمینان از اینکه پیام شما بی‌عیب و نقص است، ابتدا پیام را برای خودتان ارسال کنید آنرا مجدد خوانده و بررسی کنید تا مطمئن شوید این پیام همان چیزی است که می‌خواهید ارسال نمایید.
در پیام‌های ارسالی، آدرس ایمیل خودتان را در بخش bcc وارد کنید.
ارسال رونوشت مخفی پیام به خودتان ایده خوبی است. با این کار شما تاریخچه پیام‌های ارسالی را در اختیار خواهید داشت و برای مکاتبات بعدی می‌توانید به آن مراجعه کنید.
نتیجه‌گیری
در این نوشته با نحوه معرفی خود در ایمیل آشنا شدیم. با بکارگیری نکات و راهنمایی‌‌های ذکر شده در نوشته بالا می‌توانید قدم اول را در راستای اهداف خود برداشته و به معرفی خود بپردازید.
